Konferensresa - vad ska du som småföretagare tänka på?
3 minuters läsning
Att arrangera en konferensresa kan vara en bra möjlighet för småföretagare att kombinera arbete med nätverkande och teambuilding. En konferensresa kan stärka relationerna i företaget, ge inspiration och nya insikter samt förbättra produktiviteten. Men som småföretagare finns det en del regler och riktlinjer du måste ha koll på för att undvika skattesmällar och göra resan avdragsgill. I det här blogginlägget går vi igenom vad du bör tänka på inför din konferensresa och vilka regler som gäller.
Konferensresa
En konferensresa innebär att du och eventuellt dina anställda deltar i arbetsrelaterade aktiviteter på en annan plats än er vanliga arbetsmiljö. Det kan vara allt från föreläsningar och workshops till strategimöten och teambuildingaktiviteter. Det är viktigt att resan är arbetsrelaterad och har ett syfte som främjar verksamheten för att kunna göra avdrag för kostnaderna.
Skatteverket har tydliga regler kring konferensresor och en av de viktigaste sakerna att tänka på är att minst 75 % av resan ska vara arbete. Resterande 25 % får vara fritid eller sociala aktiviteter, men huvudfokus måste vara arbetsrelaterat. Såhär skriver Skatteverket om dessa krav:
- Minst sex timmar per dag innehåller effektivt arbete.
- Den effektiva arbetstiden under en resa som pågår en vecka är minst 30 timmar, jämnt fördelat under veckan.
Konferensresor inom Sverige har generellt sett mindre strikta regler, medan resor utomlands kräver en tydligare plan för att motivera syftet med resan.
Varför är det viktigt att ha koll på reglerna som finns kring konferensresor?
Att ha koll på reglerna är avgörande för att undvika otrevliga överraskningar i form av extra skatter och avgifter. Om Skatteverket bedömer att konferensresan inte uppfyller kraven för att betraktas som en arbetsresa kan den betraktas som en privat resa. Det innebär att företaget inte får göra avdrag för resan och att du eller dina anställda kan bli förmånsbeskattade för hela eller delar av resan.
För att resan ska godkännas som en avdragsgill konferensresa måste du kunna visa att resan har ett tydligt arbetsrelaterat syfte. Det kan vara bra att ha ett dokumenterat program som visar vilka aktiviteter som utförs under resan och hur mycket tid som är avsatt för arbete respektive fritid. Tänk också på att lyxiga resor eller resor som inte har en tydlig koppling till verksamheten kan ifrågasättas av Skatteverket.
Tips och kom ihåg!
- Planera resan noga.
Se till att minst 75 % av resan består av arbetsrelaterade aktiviteter som möten, workshops eller utbildning. Ett tydligt och dokumenterat program kan underlätta om Skatteverket skulle vilja granska resan.
- Resor inom Sverige vs. utlandet. Konferensresor inom Sverige är generellt sett lättare att hantera ur skattesynpunkt men om du planerar en konferensresa utomlands måste du vara extra noggrann med att motivera resans syfte. Utlandsresor kräver ofta att syftet är mer specifikt och att företaget kan visa hur resan gynnar verksamheten.
- Undvik förmånsbeskattning. Om en stor del av resan är nöjesrelaterad eller om resan betraktas som lyxig kan den betraktas som en förmån och du eller dina anställda kan bli förmånsbeskattade. Håll konferensresan på en rimlig nivå och se till att det arbetsrelaterade inslaget är tillräckligt stort.
- Momsavdrag. Kom ihåg att det går att göra momsavdrag på utgifter som är kopplade till konferensresor så länge resan är arbetsrelaterad. Det gäller exempelvis kostnader för transport, boende och lokaler.
- Ta hjälp.
Om du funderar på att ordna en konferensresa men du känner dig osäker på reglerna kan det vara klokt att ta hjälp av en redovisningskonsult. De kan hjälpa dig att navigera i de regelverk som finns och se till att alla kostnader hanteras korrekt.
Sammanfattning
Vill du veta mer?
