Vad är löpande bokföring?
5 minuters läsning
Debet och kredit fram och tillbaka - kvitton hit och dit - hur ska man hålla håll? Det finns många viktiga delar att hålla koll på som företagsägare. En av de kanske viktigaste sakerna är att sköta den löpande bokföringen. I många fall kan det vara lättare sagt än gjort om du saknar utbildning och kunskap. I det här blogginlägget kommer vi gå igenom grunderna för den löpande bokföringen och de olika metoderna för hur det sköts. Vi kommer även göra dig uppmärksam på hur viktigt det faktiskt är att följa lagarna då det annars kan resultera i fängelsestraff. Man kan till och med bli skyldig till brott även om man inte känner till att det var brottsligt.
Löpande bokföring
Kort och gott kan vi säga att alla företag löpande behöver bokföra alla affärshändelser. De ska registreras i kronologisk ordning - det är den så kallade grundbokföringen. Sedan även i en systematisk ordning- vilket är huvudbokföringen. För affärshändelserna krävs det även att det görs inom en rimlig tid - man kan alltså inte vänta för länge innan en affärshändelse bokförs. Här pratar vi om god redovisningssed. Enligt den ska alla kontanta in- och utbetalningar bokföras senast påföljande arbetsdag. För andra typer av affärshändelser gäller att de ska bokföras så snart det är möjligt. Till exempel när man mottagit ett kvitto för ett köp.
För alla transaktioner behöver det finnas ett underlag - en så kallad verifikation. Det kan till exempel vara ett kvitto, en faktura eller ett avtal.
För den löpande bokföringen av kund- och leverantörsfakturor pratar vi om två olika bokföringsmetoder. Nedan redogör vi kort kring dessa:
Faktureringsmetoden
För alla företag som omsätter mer än 3 miljoner kronor måste bokföringen ske enligt den här metoden, men det är frivilligt att använda faktureringsmetoden även om man har en lägre omsättning. Här sker bokföringen av affärshändelser i två steg. Först när t.ex. kundfakturan skickas ut bokas försäljning, moms och kundfordran. När kundfakturan sedan betalas in bokas inbetalning på banken och kundfordran nollas ut. Många gånger kan den här metoden vara det bästa alternativet då den ger mer rättvisande rapporter.
Kontantmetoden - även kallad bokslutsmetoden
Den här varianten är lite enklare och innebär att affärshändelserna bokförs på betalningsdatumet - vilket är när företaget betalar eller får in pengar på kontot. Med andra ord blir det här bara ett bokföringstillfälle per affärshändelse.
Vi behöver även ha koll på vad en kontoplan är. Det är en lista över alla bokföringskonton som företag använder för att bokföra alla affärshändelser. När man använder ett bokföringsprogram så brukar kontoplanen i programmet utgå från BAS-kontoplanen. Det är en kontoplan som används av de allra flesta företag och organisationer. Det som är bra med den är att den förhåller sig till både lagstiftning och aktuella redovisningsrekommendationer.
Viktigt i den löpande bokföringen är även att göra avstämningar. Detta för att uppmärksamma och kunna korrigera eventuella fel. Helst ska det ske löpande enligt fasta rutiner för att man så tidigt som möjligt ska upptäcka avvikelserna. Ju större omfattning verksamheten har ju oftare bör avstämningarna ske.
Vid rättelser så är det viktigt att data för hur det tidigare bokförts inte försvinner. Här är det återigen bra med ett bokföringsprogram då man kan göra korrigeringsverifikationer - det framgår då även tydligt av vem och när korrigeringen har gjorts.
Varför behöver du ha koll på den löpande bokföringen?
Alla som äger ett företag är skyldiga att följa gällande lagar och regler. Om du inte sköter din bokföring kan du göra dig skyldig till bokföringsbrott. Viktigt att komma ihåg är att du som registrerad företrädare för företaget alltid är ytterst ansvarig för bokföringen. Detta även om du får hjälp med bokföringen av en redovisningsbyrå, anställd eller annan vald person. Nedan listar vi några exempel på bokföringsbrott hämtat från ekobrottsmyndigheten:
- Att inte bokföra affärshändelser
- Att slänga kvitton och andra verifikationer
- Att lämna oriktiga uppgifter i bokföringen
- Att inte upprätta årsredovisning i till exempel ett aktiebolag eller i vissa stiftelser.
Brotten kan bli bedömda som grova när:
- Det handlar om stora summor pengar
- En falsk handling har använts
- Brottet har begåtts systematiskt
- Brottet är av särskilt farlig art
De straff man kan få för bokföringsbrott är:
- Ringa bokföringsbrott - böter eller fängelse i högst 6 månader.
- Normalgradsbrott - fängelse i högst 2 år.
- Grovt bokföringsbrott - fängelse i sex månader upp till sex år.
Tips och kom ihåg!
Ett första steg för att underlätta att sköta bokföringen korrekt är att använda sig av ett bokföringsprogram, till exempel Visma eEkonomi. I de flesta fall så sker uppdateringar automatiskt i systemet om det till exempel stiftas en ny lag som man behöver förhålla sig till i bokföringen.
Ett ännu bättre tips är att ta hjälp av oss; en redovisningsbyrå! Vi hjälper till med mer än bara det löpande arbetet med bokföringen. Du kan alltså känna dig helt trygg att allt sköts korrekt.
Gällande val av bokföringsmetod så blir det automatiskt kontantmetoden när du startar ett företag - förutsatt att du inte förväntas ha en omsättning på över 3 miljoner. Vi rekommenderar i de flesta fall faktureringsmetoden även om du inte har så hög omsättning då rapporterna blir mer korrekta. Här behöver du då aktivt ändra metod för bokföringen. Du gör då en ändringsanmälan till Skatteverket. Det är bra om skiftet sker i samband med ett årsavslut. Om du skulle önska ändra från faktureringsmetoden till kontantmetoden behöver du få ett beslut om det från Skatteverket.
Sammanfattning
Vill du veta mer?
