Vad är ett nyckeltal?
4 minuters läsning
Målsättning är en avgörande faktor för att ta ett företag framåt. Det sker inte av sig självt, utan företaget måste aktivt arbeta med sina mål för att komma framåt. En del av målsättningen kan grunda sig i så kallade nyckeltal (på engelska kallat KPI, Key Performance Indicators). Det finns olika typer av KPI:er och det finns även en hel del faktorer man ska tänka på när man väljer dem. I det här inlägget går vi igenom vad KPI:er är samt hur man kan jobba med dem på bästa sätt. Inlägget riktar sig framförallt till dig som småföretagare, som vill utvecklas och kunna styra ditt företag med hjälp av siffror.
Vad är KPI:er?
KPI står för Key Performance Indicators som genom ett mätbart värde visar hur effektivt ett företag är på att nå prioriterade mål under en viss tidsperiod. Det är alltså ett verktyg för att kunna utveckla och utvärdera företagets målstyrning. Den enklaste översättningen av Key Performance Indicators till svenskan är nyckeltal - så de har samma innebörd. För att kunna använda sig av KPI:er behöver du först identifiera vilka nyckeltal som är viktigast för just din verksamhet. Vad behöver just ditt företag för att överleva? När företagets KPI:er är identifierade kan du enkelt sätta mål utifrån dessa som sedan kan utvärderas och utvecklas utefter de valda nyckeltalen.
Nedan listar vi några exempel på KPI:er:
Strategiska nyckeltal - organisationens övergripande mål som ofta riktar sig mot ledningen.
- Omsättning.
- Vinstmarginal. Den visar hur stor vinsten är i relation till omsättningen.
Operationella / Funktionella nyckeltal - här ligger fokus på effektivitet och processer som är knutna till en viss del i företaget.
- Debiteringsgrad - den arbetstid du kan fakturera din kund
- Genomsnittlig timdebitering - vad du i genomsnitt tjänar per varje arbetad timme
Ledande nyckeltal - tydliga aktiviteter som ska utföras.
- Andel supportärenden företaget har besvarat inom avtalad tid.
- Andel fakturor till kund utställda av alla ordrar lagda.
Släpande nyckeltal - avser resultat av de aktiviteter som utförts.
- Kundnöjdhet.
- Kassaflöde.
Varför är KPI:s viktiga att ha koll på?
Tips och kom ihåg!
En fråga man då kan ställa sig är hur många KPI:er ett företag ska ha koll på? Det är viktigt att bara använda sig av de nyckeltal som faktiskt är relevanta för verksamheten. Det är ingen idé att välja flera KPi:er bara för att - då kan man riskera att tappa fokus och engagemanget kan bli lidande. Det finns studier som menar att människans förmåga att ta beslut begränsas när hänsyn ska tas till fler sju olika faktorer. Sikta därför på att använda max 6-8 KPI:er - det brukar räcka för att få bra kontroll på företaget och dess utveckling.
Har du aldrig tidigare arbetat med KPI:er kan ett tips vara att börja litet. Välj de mest relevanta nyckeltalen till en början och öka sedan antalet med tiden. Här är det viktigt att ha tålamod och arbeta lugnt och metodiskt. Definiera, arbeta mot målet och förbättra de befintliga arbetsmetoderna - då kommer du snart nå dit!
Den största delen i att arbeta med KPI:er är uppföljning - utan det blir arbetet bortkastat. Det är viktigt att utse en person eller avdelning som ska vara ansvarig för att följa upp nyckeltalen. Uppföljningen ska omfatta följande:
- Följ upp - hur har nyckeltalet utvecklats?
- Tolka - förståelse av trender och mönster samt vad som påverkar utfallet.
- Kommunicera - vilka behöver informeras om utfallet?
- Korrigera - sätta upp handlingsplaner för åtgärder.
Här kommer slutligen en checklista som du kan stämma av för att avgöra om ditt företags KPI:er håller måttet!
- Vårt KPI är ENKELT uppbyggt utan avancerade beräkningar.
- Vårt KPI är TYDLIGT definierat och lättförståelig.
- Vårt KPI är OBJEKTIVT och bygger inte på personliga intentioner.
- Vårt KPI är MÄTBART - även över tid.
- Vårt KPI är ÄGT av en ansvarig person som följer upp.
- Vårt KPI är BESLUTSGRUNDANDE och används löpande när beslut tas.
Sammanfattning
Vill du veta mer?
